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Profils et rôles utilisateurs

Gérer les membres dans Otilus

Cette section s’adresse aux managers et administrateurs. Vous allez apprendre à ajouter des utilisateurs, définir leurs droits et organiser votre équipe efficacement dans Otilus.

Comprendre les licences

Chaque abonnement Otilus inclut un nombre de licences. Une licence correspond à un utilisateur actif, qu’il soit membre, manager ou administrateur.

Vous pouvez ajuster ce nombre à tout moment selon l’évolution de votre équipe.

Exemple : avec 3 licences, vous pouvez avoir 1 manager et 2 membres, ou 3 managers. La répartition est totalement libre.

Accéder à la gestion des utilisateurs

Ouvrez l’espace Manager, puis cliquez sur Utilisateurs dans le menu latéral.

Vous y trouverez :

• la liste des utilisateurs
• leur rôle
• leur dernière connexion

Lors de votre inscription sur Otilus, vous êtes automatiquement manager. Une équipe doit toujours comporter au moins un manager.

Ajouter ou modifier un utilisateur

Cliquez sur Ajouter un membre ou sur l’icône d’édition pour modifier un utilisateur existant.

Renseignez :

• Nom
• Prénom
• E-mail utilisé comme identifiant

Si cet e-mail existe déjà dans Otilus, un numéro sera automatiquement ajouté pour éviter les doublons.

Définir l’accès aux tableaux

Sélectionnez les tableaux auxquels l’utilisateur peut accéder. Vous pouvez en cocher un, plusieurs ou tous.

Les managers ont automatiquement accès à tous les tableaux dont ils ont la responsabilité.

Vous pouvez aussi rendre un utilisateur inactif temporairement sans le supprimer.

Envoyer les accès

Lors de la création d’un utilisateur, vous pouvez choisir d’envoyer automatiquement ses accès par e-mail.

Si l’option est activée, l’utilisateur reçoit :

• son identifiant
• un mot de passe temporaire modifiable

Si l’option est désactivée, vous pourrez envoyer les accès plus tard ou réinitialiser le mot de passe à tout moment.

Choisir le rôle de l’utilisateur

Chaque utilisateur doit avoir un rôle : Administrateur, Manager ou Membre.

Administrateur

L’administrateur possède un contrôle global sur la plateforme.

• Accès à tous les tableaux et scénarios
• Gestion des utilisateurs et des rôles
• Paramètres globaux et abonnements
• Accès aux statistiques complètes

Ce rôle doit être attribué avec précaution.

Manager

Le manager pilote ses propres tableaux et ses scénarios, sans accéder aux paramètres globaux.

• Créer et gérer ses tableaux
• Ajouter des membres dans ses tableaux
• Suivre les statistiques liées à son périmètre

Il ne peut pas modifier les tableaux des autres managers sans y être rattaché.

Membre

Le membre participe aux projets mais ne structure pas l’outil.

• Accéder aux tableaux autorisés
• Créer et modifier des tâches
• Déplacer des cartes
• Suivre l’avancement des projets

Il ne peut pas créer de tableaux ni modifier leur structure.

Enregistrez : l’utilisateur rejoint immédiatement votre équipe.

Définir la visibilité des cartes

Vous pouvez choisir ce que l’utilisateur voit :

• Non : il voit toutes les cartes du tableau. Recommandé pour une collaboration fluide.
• Oui : il voit uniquement les cartes qui lui sont assignées.

Gérer la sécurité des accès

À tout moment, vous pouvez :

• renvoyer les accès
• réinitialiser un mot de passe
• désactiver ou supprimer un utilisateur

En cas d’incident de sécurité, pensez à réinitialiser les mots de passe concernés.

Conclusion

Vous savez maintenant organiser votre équipe, attribuer les droits et sécuriser les accès dans Otilus. Une bonne gestion des rôles garantit une collaboration claire, fluide et efficace.