Gérer les scénarios

Comprendre les scénarios Otilus

Voyons comment un manager peut automatiser son organisation grâce aux scénarios.

Un scénario permet de déclencher automatiquement des actions lorsqu’un projet atteint une étape précise. Résultat : moins d’oublis, moins de manipulations, et des processus qui tournent tout seuls.

Concrètement, un scénario agit selon deux critères :

  • le type de carte (le type de projet)
  • la colonne dans laquelle elle arrive

Il peut ensuite déclencher plusieurs actions automatiques :

  • Créer des tâches prêtes à l’emploi
  • Déplacer la carte vers un autre tableau ou une autre étape

Bien réfléchir avant de créer un scénario

Avant d’automatiser, posez-vous une question simple : quelle action revient systématiquement dans mes projets ?

Exemple avec un pisciniste qui gère des constructions de piscines.

Il souhaite que, dès qu’un projet passe en « En préparation », certaines actions soient lancées automatiquement.

  • Cindy, responsable projet, doit envoyer le devis et louer une pelleteuse
  • Marcel, technicien, doit contacter le client et mesurer le terrain

Créer un scénario dans Otilus

Ouvrez l’espace Configuration, puis le menu Scénarios. Vous y voyez tous vos scénarios existants.

Cliquez sur Ajouter scénario.

Donnez-lui un nom clair, par exemple Préparation chantier. Choisissez ensuite le tableau concerné, ici Projets.

Définir quand le scénario se déclenche

Sélectionnez les types de cartes concernés, par exemple :

  • Piscine sur mesure
  • Terrassement

Choisissez ensuite la colonne déclencheur, ici En préparation.

Chaque fois qu’une carte arrive dans cette colonne, le scénario pourra se lancer.

Définir les actions automatiques

Deux types d’actions sont possibles :

  • Créer des listes de tâches prêtes à l’emploi
  • Déplacer la carte automatiquement

Pour notre exemple, créons des listes de tâches.

Cliquez sur Ajouter une liste, puis créez une liste pour Cindy :

  • Envoyer un devis au client
  • Louer une pelleteuse

Ajoutez ensuite une liste pour Marcel :

  • Prendre rendez-vous avec le client
  • Mesurer le terrain

Enregistrez. Votre scénario est prêt.

Tester le scénario

Retournez sur votre tableau et déplacez une carte dans En préparation.

Otilus vous propose alors de lancer le scénario.

  • Si vous refusez, rien ne se passe
  • Si vous acceptez, toutes les tâches sont créées automatiquement

Le scénario ne sera proposé qu’une seule fois par carte.

Exemple 2 : automatiser la facturation

Créons maintenant un scénario de facturation.

Objectif : lorsqu’un projet arrive en Fin/Facturation, il doit partir automatiquement dans le tableau Suivi factures.

Paramètres du scénario :

  • Tableau source : Projets
  • Colonne déclencheur : Fin/Facturation
  • Action : déplacer la carte
  • Destination : tableau Suivi factures, colonne Factures à envoyer

Testez-le : la carte disparaît du tableau Projets et apparaît immédiatement dans Suivi factures.

Ce qu’il faut retenir

Les scénarios transforment Otilus en véritable moteur d’organisation.

  • Ils évitent les oublis
  • Ils standardisent vos processus
  • Ils font gagner du temps à toute l’équipe

Plus vos scénarios sont réfléchis, plus votre organisation devient fluide.