Phases et échéances
Qu'est-ce qu'une échéance ou une phase ?
Dans Otilus, une échéance permet de fixer une date limite à un projet, tandis qu’une phase représente une étape importante à atteindre dans son déroulement.
Pour ajouter une échéance lors de la création ou de la modification d’une carte, activez simplement l’option « Date d’échéance » sur OUI. Un panneau apparaît alors pour définir :
- le nom de la phase,
- une date de début,
- une date de fin.
Par défaut, la date de début est préremplie avec la date du jour pour vous faire gagner du temps.
Dès qu’une date de fin est définie, Otilus crée automatiquement une échéance visible sur la carte. Celle-ci apparaît sous forme d’un indicateur de couleur :
- Vert : tout va bien,
- Orange : l’échéance approche (3 jours restants),
- Rouge : le délai est dépassé.
Lorsque le projet entre dans ses 3 derniers jours, Otilus peut envoyer une notification quotidienne pour vous aider à anticiper.
Chaque échéance génère automatiquement un diagramme de Gantt. Vous pouvez l’ouvrir :
- en cliquant sur l’indicateur d’échéance de la carte,
- ou directement depuis le menu principal d’Otilus.
Depuis ce même menu, vous pouvez également cocher l’échéance atteinte. L’indicateur disparaît alors de la carte : le projet continue, mais cette étape est validée.
Vous pouvez ajouter plusieurs phases à un projet grâce au bouton « + Ajouter une échéance ». Chaque phase correspond à une étape clé (ex : devis, production, validation client…).
Au fur et à mesure de l’avancement :
- les phases peuvent être décalées,
- validées une par une,
- et l’indicateur de temps se met automatiquement à jour vers la prochaine échéance.
Le diagramme de Gantt reflète ces évolutions en temps réel, vous offrant une vision claire du projet.
Le diagramme de Gantt de plus près
Le diagramme de Gantt affiche la totalité du projet sur une ligne principale, ainsi que chaque phase sur des lignes distinctes.
- Une phase colorée indique qu’elle est terminée.
- Le tracé hachuré montre l’avancement global du projet.
En cliquant sur une ligne, vous accédez au détail de la carte. En cliquant sur la carte affichée, celle-ci s’ouvre directement.
Des options de tri situées en haut de l’interface permettent d’afficher les projets selon leurs tableaux ou services.
Partager son diagramme de Gantt avec un partenaire extérieur
Vous pouvez partager un diagramme de Gantt avec un client ou un partenaire sans lui créer de compte Otilus.
Cliquez sur « Partager », copiez le lien unique, puis transmettez-le. Le destinataire pourra consulter le planning, mais n’aura accès ni aux tâches ni aux informations internes du projet.
Cette fonction est idéale pour partager un rétroplanning ou informer un client de l’avancement du projet en temps réel, sans exposer votre organisation interne.
Phases et synchronisation des calendriers
Si vous avez activé la synchronisation de calendrier, chaque échéance de phase apparaît automatiquement dans vos journées.
Vous visualisez ainsi vos objectifs directement dans votre agenda, sans ressaisie ni oubli.