Être administrateur ou manager

Adapter Otilus à votre méthode de travail

Dans Otilus, deux rôles structurent l’organisation :

L’Administrateur gère toute la plateforme. Il crée et modifie les tableaux, configure les scénarios et administre les utilisateurs sans restriction.

Le Manager dispose d’un espace dédié. Il peut piloter ses propres tableaux et scénarios, sans accès aux paramètres globaux ni aux projets des autres équipes. Pour en savoir plus, consultez cette documentation.

Avant de découvrir les fonctionnalités en détail, prenons un moment pour comprendre la logique d’utilisation d’Otilus.

Otilus s’adapte à votre organisation. Il fonctionne aussi bien avec des méthodes agiles comme Kanban ou SCRUM, qu’avec des approches structurées comme Eisenhower ou Waterfall.

Pas besoin d’être expert en gestion de projet. Les principes essentiels sont simples et nous allons vous guider.

Comprendre la différence entre cartes et tâches

Première règle importante : dans Otilus, une carte représente un projet, pas une simple tâche.

Cette logique permet d’avoir une vision globale claire et de réduire la charge mentale. Chaque projet contient ensuite ses propres tâches, organisées sous forme de lignes d’actions à accomplir.

Contrairement à un Kanban classique où chaque carte est une tâche, Otilus sépare clairement :

  • les projets représentés par les cartes
  • les actions contenues dans ces projets

Résultat : une organisation plus lisible, plus structurée et plus durable dans le temps.

Structurer les tableaux et les colonnes

Pour tirer pleinement parti d’Otilus, chaque tableau doit représenter un service ou une activité de votre organisation, par exemple :

  • Facturation
  • Commercial
  • Production
  • Travaux
  • SAV
  • Autres…

Cette structure permet d’organiser votre activité à l’échelle de l’entreprise.

L’erreur la plus fréquente consiste à nommer les colonnes par client ou par projet. Cela limite fortement la puissance d’Otilus.

Les colonnes doivent représenter les étapes du processus. Elles décrivent la progression logique d’un projet, de gauche à droite, du lancement à la finalisation.

Pensez toujours à prévoir une colonne En pause. Elle vous permet de gérer les interruptions sans perdre la visibilité sur vos projets.

Faciliter l’adoption par l’équipe

L’un des grands atouts d’Otilus est sa simplicité. Une fois la structure en place, l’utilisation quotidienne repose sur deux actions :

  • cocher des tâches
  • déplacer des cartes

Cette logique visuelle réduit la complexité et permet à chacun de comprendre immédiatement où il en est.

Même les équipes peu habituées aux outils numériques s’approprient rapidement Otilus, car il s’appuie sur des gestes simples et intuitifs.

Conclusion

Vous connaissez maintenant les bases de fonctionnement d’Otilus. Les pages suivantes vont détailler chaque fonctionnalité pour vous aider à structurer votre organisation étape par étape.

L’objectif est simple : faire d’Otilus un outil qui soutient votre efficacité et celle de vos équipes au quotidien.