Archiver les Cartes
Pourquoi archiver plutôt que supprimer ?
Dans Otilus, archiver une carte est toujours plus sûr que la supprimer. La suppression est définitive et entraîne la perte totale des données.
L’archivage, au contraire, est sans risque et réversible : votre carte reste consultable à tout moment avec son historique complet (à l’exception des documents liés, qui sont supprimés lors de l’archivage).
Archiver permet donc de conserver une trace de votre travail tout en gardant vos tableaux clairs et lisibles.
Comment archiver une carte ?
Depuis une carte, cliquez sur le bouton d’action (icône [•••] en haut à droite), puis choisissez « Archiver ».
La carte est immédiatement déplacée dans les archives de l’espace manager. Elle y restera pendant 5 ans à partir de sa date d’archivage.
Toutes les informations sont conservées (tâches, commentaires, historique…), à l’exception des documents associés qui sont supprimés lors de l’archivage.
Accéder aux cartes archivées
Ouvrez le menu puis rendez-vous dans la rubrique « Archives ».
Vous pouvez y retrouver vos cartes archivées grâce aux filtres et à la recherche : nom de la carte, type, membre d’équipe, date d’archivage, etc.
Cliquez sur une carte dans la colonne de gauche pour afficher son contenu complet dans la partie droite.
Désarchiver une carte
Pour restaurer une carte, ouvrez son menu d’action […] puis sélectionnez « Désarchiver ».
La carte est alors replacée automatiquement dans son tableau d’origine, avec tout son contenu.
Depuis les archives, vous pouvez également :
- Exporter l’historique complet de la carte (journal des tâches)
- Supprimer définitivement la carte si nécessaire
Délai et suppression automatique
Les cartes archivées sont conservées pendant 5 ans.
Passé ce délai, elles sont supprimées automatiquement et ne peuvent plus être récupérées.
Pensez à exporter les données importantes avant cette échéance si vous souhaitez les conserver.