Les scénarios automatiques
Dans une entreprise, les processus se répètent souvent : envoyer un document, prévenir une équipe, lancer une série d’actions… Sans automatisation, ces tâches deviennent vite sources d’oubli, d’erreurs ou de perte de temps. Otilus simplifie tout cela grâce aux scénarios, qui automatisent les actions à votre place au bon moment.
Qu’est-ce qu’un scénario ?
Un scénario dans Otilus est un ensemble d’actions automatiques déclenchées lorsqu’une carte arrive à une étape précise du projet.
Concrètement, lorsqu’une carte est déplacée dans une colonne donnée, Otilus peut déclencher automatiquement les bonnes actions selon le type de carte et la phase du projet.
Les scénarios sont définis en amont par le manager d’équipe depuis l’espace de configuration, afin d’assurer que chaque processus se déroule correctement pour tous les utilisateurs.
Actions d’un scénario : mise en pratique
Création automatique de tâches
Lorsqu’un manager crée un scénario, il définit son comportement. Par exemple, Otilus peut automatiquement ajouter des tâches lorsqu’une carte d’un certain type arrive dans une colonne précise d’un tableau.
Exemple : toutes les cartes de type “Devis” ou “Facture” créent automatiquement la tâche “Envoyer le document au client par e-mail” pour l’équipe administrative lorsqu’elles passent en colonne “Fin de rédaction”.
Une fois le scénario configuré par le manager, son utilisation est très simple : il suffit de déplacer la carte au bon endroit.
Otilus affiche alors un message vous proposant d’exécuter le scénario. Vous confirmez… et les actions se lancent automatiquement.
Autres possibilités offertes par les scénarios
- Déplacement automatique de cartes : un scénario peut transférer une carte vers un autre tableau, par exemple vers un espace de contrôle qualité ou de validation finale.
- Coordination multi-équipes : plusieurs scénarios peuvent s’enchaîner pour structurer un processus complet, sans intervention manuelle répétitive.
Créer vos propres scénarios
Les scénarios sont entièrement personnalisables, mais leur création et leur modification sont réservées aux managers, afin de garantir la cohérence des processus.
Bien configurés, ils permettent :
- D’automatiser les tâches répétitives et réduire les oublis
- D’assurer le respect des procédures internes
- D’adapter Otilus à votre organisation réelle, et non l’inverse
Avec les scénarios, Otilus ne se contente plus d’organiser vos projets : il exécute vos processus avec vous. Moins d’oubli, moins de micro-gestion, plus de fluidité dans l’équipe.